Ще кілька років тому запрошення на подію означало похід до дизайнера або друкарні: макет, узгодження, друк, конверти, розсилка поштою. Сьогодні той самий результат — гарне, персоналізоване запрошення — можна отримати за кілька хвилин онлайн, обравши готовий шаблон і заповнивши його своїми даними, без жодних витрат на друк.
Один із сервісів, де це можна зробити безкоштовно, — BigDaySpace. Платформа дозволяє не лише створити саме запрошення, а й одразу зібрати навколо нього повноцінну сторінку події: дату, розклад, локацію на мапі та форму підтвердження присутності — усе на одному посиланні, яке залишається лише надіслати гостям.
Чому варто обрати онлайн-запрошення замість паперового
Електронне запрошення виграє в кількох речах одразу. По-перше, швидкість: шаблон запрошення редагується онлайн, і результат видно одразу, без очікування макета від дизайнера. По-друге, гнучкість — якщо дата чи локація події зміниться, оновити текст можна за хвилину, а не передруковувати весь наклад. По-третє, це просто зручніше для гостей: посилання на онлайн запрошення легко переслати в будь-якому месенджері, і воно не загубиться серед пошти чи паперів на столі, як це часто буває з друкованою карткою.
Є ще один практичний момент — вартість. Створити онлайн-запрошення можна безкоштовно, тоді як дизайн і друк навіть невеликого накладу карток завжди означає витрати, які зростають пропорційно до кількості гостей. До цього додається ще й фактор часу: узгодження макета з дизайнером чи друкарнею часто займає кілька днів, а іноді й тиждень, тоді як готовий шаблон запрошення заповнюється власними даними за лічені хвилини і одразу готовий до розсилки.
Окремо варто згадати про виправлення помилок. У паперовому форматі одруківка в даті чи адресі означає повторний наклад і додаткові витрати часу та грошей. З онлайн-запрошенням достатньо відредагувати текст на сторінці — зміни з’являються миттєво для всіх, хто вже отримав посилання, без потреби повторно щось друкувати чи розсилати.
Як обрати шаблон запрошення онлайн
Готові шаблони запрошень зазвичай згруповані за типом події — весілля, день народження, дитяче свято, корпоратив чи інша подія — і відрізняються стилем оформлення: класичний, мінімалістичний, яскравий або тематичний. Обираючи шаблон, варто орієнтуватися на кілька простих критеріїв:
- стиль шаблону відповідає формату події (офіційна подія чи неформальна вечірка);
- є можливість змінити колірну гаму та фон під власну концепцію;
- шаблон адаптований під перегляд з телефона — саме звідти гості найчастіше відкривають запрошення;
- текст і фотографію легко відредагувати після створення, якщо щось потрібно виправити.
Після вибору шаблону дизайн запрошення онлайн зазвичай редагується в простому конструкторі: додається назва події, дата, коротке звернення до гостей і, за бажанням, фотографія чи ілюстрація. Змінити шаблон на інший, якщо перший варіант в результаті не сподобався, можна так само легко — без втрати вже введеного тексту й дати, що особливо зручно, коли остаточне рішення про стиль події ухвалюється не з першого разу.
Що обов’язково вказати в тексті запрошення
Незалежно від того, електронне запрошення на день народження це чи запрошення на весілля онлайн, у тексті варто передбачити кілька обов’язкових елементів, щоб гість одразу отримав усю потрібну інформацію і не писав уточнювальні питання у відповідь:
- привід і формат події — що саме святкується і в якому форматі (банкет, фуршет, домашня вечірка);
- дата й час — з урахуванням часового поясу, якщо частина гостей з інших міст чи країн;
- місце проведення — адреса та, за можливості, посилання на мапу;
- дедлайн для відповіді — до якого числа потрібно підтвердити присутність;
- дрес-код або особливі побажання, якщо вони є.
Коли всі ці пункти зібрані на одній сторінці події разом із запрошенням, гостю не потрібно шукати додаткову інформацію в переписці чи дзвонити з уточненнями.
Запрошення для різних типів подій
Формат онлайн-запрошення однаково добре працює як для великих подій, так і для невеликих зустрічей. Запрошення на весілля онлайн зазвичай включає більше деталей — таймлайн дня, інформацію для гостей з інших міст, а часом і посилання на список подарунків. Електронне запрошення на день народження, навпаки, може бути значно простішим: дата, місце і коротке дружнє звернення цілком достатньо для неформального свята.
Для корпоративних подій чи дитячих свят логіка та сама, тільки змінюється тон тексту: більш стриманий і структурований для ділової події, яскравий і грайливий — для дитячого дня народження. У будь-якому з цих випадків шаблон запрошення можна адаптувати під потрібний тон буквально зміною кольорової гами, шрифту й формулювань — сама структура сторінки лишається однаково зручною і для весілля на 150 гостей, і для невеликого дня народження у вузькому колі.
Як надіслати запрошення гостям
Готове запрошення на подію перетворюється на посилання, яке можна розіслати будь-яким зручним способом — у месенджері, SMS чи електронною поштою. На відміну від паперового варіанту, посилання не потребує повторного друку, якщо потрібно запросити ще кількох гостей пізніше, а саму сторінку події можна редагувати аж до дня свята, якщо змінюються деталі.
Створити онлайн запрошення один раз — і воно одразу виконує кілька функцій: інформує гостей, збирає підтвердження присутності і слугує єдиним джерелом актуальних деталей про подію, до якого гості можуть повернутися в будь-який момент перед святом.